Tibu: Einfache digitale Zeiterfassung für kleine- und mittelständische Betriebe

Arbeitszeiten auf Stundenzetteln, Urlaubsanträge per WhatsApp und fehlende Angaben am Monatsende: In vielen Handwerksbetrieben kostet die Zeiterfassung noch immer mehr Zeit und Nerven, als sie eigentlich sollte.

Genau hier setzt Tibu an. Die Anwendung bringt Arbeitszeiten, Projekte, Abwesenheiten und Monatsauswertungen an einem zentralen Ort zusammen. Mitarbeiter können ihre Zeiten unkompliziert über das Smartphone erfassen, während der Betrieb jederzeit den Überblick behält.

Tibu wurde für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt, die eine einfache Lösung suchen und keine überladene Personalsoftware benötigen.

Zeiterfassung, die im Arbeitsalltag funktioniert

Im Handwerk findet Arbeit selten nur an einem festen Schreibtisch statt. Mitarbeiter sind auf Baustellen, bei Kunden, in der Werkstatt oder unterwegs. Eine gute Zeiterfassung muss deshalb vor allem schnell und mobil funktionieren.

Mit Tibu können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit direkt einem Projekt zuordnen und per Timer starten, pausieren und beenden. Nach Abschluss kann zusätzlich eine kurze Notiz hinterlegt werden. So bleibt nachvollziehbar, wann und woran gearbeitet wurde.

Die Anwendung kann direkt über den Browser genutzt und auf dem Smartphone wie eine App auf dem Startbildschirm abgelegt werden. Eine komplizierte Installation ist nicht notwendig.

Eine klare Ansicht für Mitarbeiter

Mitarbeiter sehen nur die Bereiche, die sie für ihren Arbeitsalltag benötigen. Dazu gehören beispielsweise:

• die eigenen Projekte
• der aktuelle Arbeitszeit-Timer
• bereits erfasste Arbeitszeiten
• der persönliche Monatsreport
• Urlaubs- und Krankmeldungen

Die Bedienung bleibt bewusst übersichtlich. Statt langer Formulare stehen die wichtigsten Funktionen direkt zur Verfügung. Das erleichtert die Einführung auch in Teams, die bisher noch nicht mit einer digitalen Zeiterfassung gearbeitet haben.

Mehr Überblick für Arbeitgeber

Auch für Arbeitgeber und verantwortliche Mitarbeiter reduziert Tibu den Verwaltungsaufwand. In der zentralen Übersicht lässt sich nachvollziehen, welche Mitarbeiter an welchen Projekten gearbeitet haben und ob die erfassten Zeiten vollständig sind.

Fehlerhafte oder vergessene Einträge können geprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Eingereichte Monatsberichte lassen sich anschließend sperren, damit die Daten nachträglich nicht unbemerkt verändert werden.

Zu den Verwaltungsfunktionen gehören unter anderem:

• Mitarbeiter und Arbeitszeitmodelle verwalten
• Projekte anlegen und zuweisen
• Arbeitszeiten kontrollieren und korrigieren
• Soll- und Ist-Stunden vergleichen
• Monatsberichte prüfen
• Urlaubs- und Krankheitstage verwalten
• Daten für die weitere Abrechnung exportieren

Projekte und Arbeitszeiten zusammenführen

Gerade in Handwerksbetrieben reicht es häufig nicht aus, nur die tägliche Anwesenheit zu erfassen. Entscheidend ist auch, wie viel Arbeitszeit in einzelne Aufträge oder Projekte geflossen ist.

Tibu verbindet deshalb die Arbeitszeiterfassung direkt mit der Projektverwaltung. Mitarbeiter wählen vor Beginn das passende Projekt aus. Dadurch entsteht automatisch eine nachvollziehbare Übersicht der geleisteten Zeiten.

Das hilft beispielsweise bei:

• der Nachkalkulation von Aufträgen
• der Kontrolle von Projektstunden
• der Vorbereitung von Kundenabrechnungen
• der Planung zukünftiger Projekte
• der Erkennung von Zeitüberschreitungen

Urlaub und Krankheit übersichtlich verwalten

Urlaubstage und Krankmeldungen müssen nicht mehr über unterschiedliche Kanäle gesammelt werden. Mitarbeiter können ihre Abwesenheiten direkt in Tibu einreichen.

Der Betrieb erhält dadurch eine gemeinsame Kalenderübersicht und kann schneller erkennen, wer zu welchem Zeitpunkt nicht verfügbar ist. Besonders bei kleineren Teams erleichtert das die Einsatz- und Urlaubsplanung deutlich.

Monatsberichte ohne Stundenzettel-Chaos

Am Monatsende können die erfassten Zeiten zu einem übersichtlichen Monatsreport zusammengefasst werden. Dabei werden unter anderem die geleisteten Stunden sowie Abwesenheiten berücksichtigt.

Die Berichte lassen sich als PDF ausgeben und archivieren. Für die weitere Lohnabrechnung können die Daten außerdem in einem strukturierten Format exportiert werden.

So müssen Informationen nicht mehr mühsam aus handschriftlichen Zetteln, Tabellen und einzelnen Nachrichten zusammengesucht werden.

Für welche Unternehmen eignet sich Tibu?

Tibu richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern, wechselnden Arbeitsorten oder projektbezogener Arbeit.

Dazu gehören beispielsweise:

• Handwerksbetriebe
• Montageunternehmen
• Werkstätten
• Bau- und Ausbauunternehmen
• Hausmeister- und Gebäudeservices
• Garten- und Landschaftsbau
• Reinigungsunternehmen
• technische Dienstleister
• kleinere Produktionsbetriebe
• Agenturen und projektbasierte Teams

Besonders sinnvoll ist Tibu für Betriebe, die bisher mit Stundenzetteln, Excel-Listen oder mehreren voneinander getrennten Lösungen arbeiten.

Was kostet Tibu?

Tibu soll auch für kleinere Betriebe bezahlbar und nachvollziehbar bleiben. Deshalb ist ein einfaches Preismodell ohne künstlich eingeschränkte Funktionspakete vorgesehen.

Die Grundgebühr beträgt:

29 Euro pro Monat

Hinzu kommt ein fester Betrag je angelegtem Mitarbeiter.

Alle wesentlichen Funktionen sind im Tarif enthalten. Es gibt keine unterschiedlichen Pakete, bei denen wichtige Bereiche wie Reports, Projekte oder Abwesenheiten erst kostenpflichtig freigeschaltet werden müssen.

Der genaue Monatspreis richtet sich damit nach der tatsächlichen Größe des Teams. Kleine Betriebe zahlen weniger, während die Anwendung gemeinsam mit dem Unternehmen wachsen kann.

Beispielrechnung:

29 Euro monatliche Grundgebühr darin enthalten ist der Inhaber.

Bei 29,00 € Grundgebühr pro Monat plus 2,50 € je weiteren aktivem Mitarbeiter ergibt sich folgende Preisstaffel:

Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Klarheit

Tibu soll keine komplizierte Unternehmenssoftware sein. Das Ziel ist eine Zeiterfassung, die Mitarbeiter tatsächlich nutzen und die dem Betrieb gleichzeitig verlässliche Daten liefert.

Arbeitszeiten werden dort erfasst, wo sie entstehen. Projekte, Abwesenheiten und Monatsberichte bleiben an einem Ort. Dadurch sinkt der Abstimmungsaufwand und wichtige Informationen stehen schneller zur Verfügung.

Für Handwerksbetriebe bedeutet das vor allem:

• weniger Papier und doppelte Eingaben
• weniger Rückfragen am Monatsende
• bessere Übersicht über Mitarbeiter und Projekte
• nachvollziehbare Arbeitszeiten
• einfachere Vorbereitung der Lohnabrechnung
• eine Lösung, die auf Smartphone und Computer funktioniert

Tibu kennenlernen

Tibu befindet sich in der laufenden Weiterentwicklung und wird gezielt an die Anforderungen kleiner und mittelständischer Betriebe angepasst.

Unternehmen, die ihre Arbeitszeiterfassung vereinfachen und Tibu kennenlernen möchten, können sich gerne unverbindlich melden.