Es ist drei Uhr morgens. Der erste Kunde wartet, das Telefon klingelt und Ihr Kollege verkauft gerade vier Kisten Tomaten. Wissen Sie, wie viele danach noch frei sind?
Die Sonne ist gefühlt gerade erst untergegangen. Zwischen den Kisten liegt der Duft frischer Kräuter, reifer Äpfel und knackigen Gemüses. Ein Hubwagen rollt durch den Gang. Der Kaffee ist noch zu heiß zum Trinken, aber für einen ruhigen Start bleibt ohnehin keine Zeit.
Ein Stammkunde braucht heute mehr als sonst. Ein anderer möchte seine Bestellung ändern. Der Fahrer fragt nach einer Lieferadresse. Und zwischendurch muss noch jemand den neuen Tagespreis weitergeben.
Sie schreiben etwas auf, beantworten eine Frage und greifen wieder zum Telefon. Als Sie den Zettel erneut in die Hand nehmen, überlegen Sie kurz: Waren das jetzt vier Kisten insgesamt oder vier zusätzlich?
Genau für diesen Alltag entsteht Frunetto.
Die webbasierte Anwendung richtet sich an Inhaber und Verkäufer im Obst- und Gemüsegroßhandel. Besonders an Betriebe auf dem Großmarkt in Hannover, in denen Bestellungen persönlich oder am Telefon aufgenommen werden und viele Informationen bisher auf Papier stehen.
Frunetto soll nicht verändern, wie Sie mit Ihren Kunden sprechen. Es soll dafür sorgen, dass die wichtigen Informationen nach dem Gespräch dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Frunetto befindet sich derzeit in einer geschlossenen Testphase. Die ersten Funktionen für Kunden, Produkte, Preise, Bestände und Bestellungen werden bereits erprobt. Die hier beschriebenen Funktionen für Kommissionierung, Touren, Lieferscheine und Fahrer gehören zur nächsten Ausbaustufe und sind noch nicht fertiggestellt.
Das eigentliche Problem ist nicht der Zettel
Ein Zettel ist schnell zur Hand. Ein Stift braucht keinen Akku. Und wer seit vielen Jahren auf dem Großmarkt arbeitet, kennt seine Kunden und sein Sortiment oft sehr genau.
Daran ist nichts falsch.
Schwierig wird es erst, wenn mehrere Menschen gleichzeitig mit Informationen arbeiten, die nur einer von ihnen gerade vor sich liegen hat.
Der Chef hat den Preis geändert. Der Verkäufer weiß es noch nicht. Eine Bestellung wurde telefonisch ergänzt, aber auf dem Blatt für die Auslieferung steht noch die ursprüngliche Menge. Ein Lieferhinweis ist bekannt, allerdings nur dem Kollegen, der heute frei hat.
Dann muss nachgefragt, gesucht und erneut aufgeschrieben werden.
Frunetto soll aus vielen einzelnen Notizen einen gemeinsamen Arbeitsstand machen. Damit Sie eine Information möglichst nur einmal erfassen müssen.
So arbeitet der Inhaber mit Frunetto
Stellen wir uns einen typischen Morgen in Ihrem Betrieb vor.
Die Ware ist da. Sie prüfen die Mengen und legen fest, zu welchen Preisen heute verkauft wird. In Frunetto werden daraus gepflegte Artikel, Tagespreise und Bestände.
Sie sehen nicht nur, was auf Lager liegt. Sie unterscheiden auch, welche Menge bereits für bestätigte Bestellungen reserviert ist.
Das ist wichtig, denn eine Kiste kann noch im Lager stehen und trotzdem schon einem Kunden zugesagt sein.
Ein neuer Preis, ohne ihn überall neu aufzuschreiben
Sie ändern den Tagespreis eines Artikels in Frunetto. Ihre Mitarbeiter sollen damit auf denselben aktuellen Preisstand zugreifen, statt mit unterschiedlichen handschriftlichen Listen zu arbeiten.
Eine bereits bearbeitete Bestellung wird dabei nicht unbemerkt verändert. Bei der Bestätigung prüft Frunetto unter anderem den Preis und die Verfügbarkeit erneut. Ist der Preis inzwischen nicht mehr gültig, bleibt die Eingabe zur Klärung offen.
Das ist gerade im Gespräch wichtig. Hat Ihr Verkäufer einem Kunden bereits einen Preis genannt, darf daraus nicht ohne Hinweis ein anderer werden.
Sie behalten die Entscheidung über Ihre Konditionen. Das Programm hilft dabei, Änderungen sichtbar zu machen und sauber festzuhalten.
Sie müssen nicht mehr jede Einzelheit selbst im Kopf behalten
Als Inhaber kennen Sie wahrscheinlich viele Antworten sofort. Welcher Kunde normalerweise größere Mengen abnimmt. Wer eine besondere Anlieferung braucht. Welche Bestellung noch nicht abschließend besprochen ist.
Frunetto soll dieses Wissen zugänglich machen, soweit es für die Arbeit benötigt wird.
Das Ziel ist nicht, Sie als Ansprechpartner zu ersetzen. Es ist, Sie von den Fragen zu entlasten, die sich mit einem Blick in den Vorgang beantworten lassen.
So bleibt mehr Aufmerksamkeit für die Dinge, die tatsächlich Ihre Erfahrung brauchen: die Qualität der Ware, den Einkauf, die Kundenbeziehung und Entscheidungen im laufenden Geschäft.
So nimmt Ihr Verkäufer eine Bestellung auf
Ein Restaurantkunde ruft an.
„Wie beim letzten Mal. Aber heute zwei Kisten Gurken mehr und keine Paprika.“
Ihr Verkäufer muss jetzt nicht zuerst den alten Bestellzettel suchen. In der Kundenansicht findet er die bisherigen Bestellungen und häufig gekaufte Artikel. Eine frühere Bestellung kann er als neue Bestellung übernehmen und anschließend verändern.
Er entfernt die Paprika, passt die Gurkenmenge an und fragt nach dem gewünschten Liefertermin.
Die alte Bestellung bleibt erhalten. Die neue wird passend für heute bearbeitet.
Das ist keine automatische Dauerbestellung, über die niemand mehr nachdenkt. Es ist eine Abkürzung bei der Eingabe.
Kiste, Sack oder Stück direkt auswählen
Ihr Kunde möchte Kartoffeln im Sack und Gurken in Kisten bestellen.
Dafür können Produkte in Frunetto mit unterschiedlichen, fest definierten Verpackungsgrößen vorbereitet werden. Ihr Verkäufer wählt das Produkt aus und stellt anschließend direkt in der Bestellposition das passende Gebinde ein.
Neben der Auswahl stehen der zugehörige Preis und die Menge, die bei Bestätigung aus dem gemeinsamen Vorrat reserviert wird.
Ein einfaches Beispiel:
Ein Kartoffelartikel wird im Bestand in Kilogramm geführt. Eine Kiste enthält genau zehn Kilogramm. Bestellt der Kunde vier solcher Kisten, werden bei Bestätigung 40 Kilogramm reserviert.
Nicht vier Kilogramm. Und auch nicht vier Kisten aus einem zweiten, getrennten Vorrat.
Das funktioniert mit fest hinterlegten Inhalten. Bei wechselnden tatsächlichen Gewichten ist dagegen ein eigener Wiegeablauf nötig. Frunetto soll keine ungenauen Verpackungsangaben als exakte Mengen behandeln.
Offenlassen oder gleich bestätigen
Manchmal ist eine Bestellung noch nicht fertig besprochen. Vielleicht muss der Kunde die Menge noch mit seiner Küche abstimmen.
Dann wählt Ihr Verkäufer „Entwurf speichern“. Die Bestellung bleibt bearbeitbar und reserviert noch keine Ware.
Ist alles geklärt, wählt er „Bestellung abschließen“. Frunetto prüft die Angaben, bestätigt die Bestellung und reserviert die Ware in einem gemeinsamen Vorgang. Der Verkäufer muss dafür nicht erst in eine zweite Ansicht wechseln.
Wichtig ist die Unterscheidung: Eine bestätigte Bestellung ist noch keine ausgelieferte Bestellung. Sie bedeutet zunächst, dass der Auftrag aufgenommen und die Ware dafür gebunden wurde.
Drei Verkäufer, dieselben Tomaten
Hier zeigt sich ein besonders wichtiger Unterschied zu getrennten Zetteln.
Nehmen wir an, Sie haben 100 Kisten Tomaten als verfügbaren Bestand erfasst. Drei Mitarbeiter nehmen gleichzeitig jeweils eine Bestellung über vier Kisten auf.
Nach Bestätigung der drei Aufträge lautet der gemeinsame Stand:
Zwölf Kisten sind reserviert. 88 Kisten sind noch frei.
Liegen dagegen nur noch fünf freie Kisten vor und zwei Verkäufer möchten gleichzeitig jeweils vier bestätigen, darf das System nicht beiden acht Kisten zusagen. Die Bestandsprüfung soll den zweiten Auftrag zur Klärung offenlassen, statt mehr Ware zu reservieren, als verfügbar ist. Genau solche Fälle gehören zu den festgelegten Prüfungen für Frunetto.
Auf Papier können beide Verkäufer ihre vier Kisten aufschreiben. Der Zettel weiß nichts von der anderen Bestellung.
Frunetto führt diese Vorgänge zusammen.
Dafür muss der erfasste Bestand allerdings stimmen. Das Programm sieht nicht von selbst, wenn eine beschädigte Kiste aussortiert oder Ware ohne Erfassung mitgenommen wird. Wareneingänge, Korrekturen und Verkäufe müssen deshalb verlässlich eingetragen werden.
Die Software unterstützt die Organisation. Sie ersetzt nicht den Blick auf die tatsächliche Ware.
Vom Auftrag zur gepackten Kiste: die nächste Ausbaustufe
Nach dem Verkauf beginnt die nächste Aufgabe: Die richtigen Waren müssen für den richtigen Kunden zusammengestellt werden.
Diesen Schritt nennt man Kommissionierung. Gemeint ist ganz einfach das Packen der einzelnen Bestellungen.
Für Frunetto ist vorgesehen, dass Mitarbeiter dabei direkt mit den aufgenommenen Aufträgen arbeiten können. Sie sollen sehen, welche Artikel und Mengen benötigt werden, und festhalten, was tatsächlich gepackt wurde.
Fehlt ein Artikel oder ist Ware beschädigt, soll daraus eine sichtbare Aufgabe entstehen. Ein Ersatzprodukt soll nicht still an die Stelle der ursprünglichen Bestellung treten. Notwendige Rücksprachen und Freigaben sollen nachvollziehbar bleiben.
Damit soll beispielsweise diese Situation leichter werden:
Eine bestimmte Tomatensorte reicht nicht für alle Bestellungen. Der Verkauf klärt mit einem Kunden eine Alternative. Das Lager sieht anschließend die abgestimmte Änderung, statt auf einem alten Packzettel weiterzuarbeiten.
Der geplante Vorteil ist nicht nur weniger Papier. Es ist die klare Verbindung zwischen Bestellung, Rücksprache und gepackter Ware.
So soll Ihr Lieferfahrer künftig mit Frunetto arbeiten
Wenn die Ware gepackt ist, darf die Übersicht nicht an der Lagertür enden.
Deshalb ist für Frunetto ein eigener, bewusst einfacher Fahrerbereich vorgesehen. Der Fahrer soll dort seine zugewiesenen Lieferungen öffnen können, ohne sich durch die gesamte Kundenverwaltung arbeiten zu müssen.
Er braucht die Lieferadresse, einen Ansprechpartner, die notwendigen Hinweise und die Angaben zur Ware.
Er braucht dagegen nicht automatisch Zugriff auf alle Kundenpreise, Rabatte oder internen Notizen. Diese Informationen sollen von seiner Lieferansicht getrennt bleiben.
Alle Lieferscheine einer Tour gemeinsam drucken
Der Papierlieferschein bleibt Teil des vorgesehenen Ablaufs.
Für eine geplante Tour soll es einen gemeinsamen Druck geben: Alle zugehörigen Lieferscheine in einem Vorgang aufrufen und ausdrucken.
Sie sollen nicht jede einzelne Bestellung öffnen müssen, nur um die Papiere für die nächste Fahrt zusammenzubekommen.
Der Fahrer nimmt die Kundenausgaben mit. Die Zuordnung zur Lieferung bleibt gleichzeitig im Programm erhalten.
Der Kunde unterschreibt auf dem Tablet/Smartphone
An der Lieferadresse soll der Fahrer zunächst eventuelle Abweichungen festhalten und den Namen des Warenempfängers eintragen.
Danach soll der Empfänger die tatsächlich übergebene Lieferung sehen und direkt auf dem Tablet unterschreiben können, mit dem Finger oder einem geeigneten Stift.
Der unterschriebene digitale Nachweis soll dem Vorgang zugeordnet und an die eigene Großhandelsfirma geschickt werden. Der Kunde behält seinen Papierlieferschein.
Werden von zwölf Kisten nur zehn angenommen, muss auch genau das dokumentiert werden. Eine Unterschrift darf nicht einfach bestätigen, dass alles vollständig geliefert wurde, obwohl zwei Kisten zurückgehen.
Auch für fehlende Verbindung unterwegs ist eine klare Anzeige vorgesehen. Ein auf dem Gerät gespeicherter Nachweis soll nicht so aussehen, als wäre er bereits im Büro angekommen.
Was Frunetto besser kann als Zettel und Stift
Der größte Unterschied ist nicht, dass eine Bestellung auf einem Bildschirm ordentlicher aussieht.
Der Unterschied ist, dass mehrere Menschen mit zusammenhängenden Informationen arbeiten können.
Ein Zettel kann eine Menge festhalten. Er kann aber nicht selbst prüfen, ob Ihr Kollege dieselbe Ware gerade reserviert.
Ein Zettel kann einen Preis enthalten. Er zeigt aber nicht automatisch an, dass dieser Preis inzwischen geändert wurde.
Ein Zettel kann einen Lieferhinweis tragen. Ist er gerade im Fahrzeug, liegt er nicht gleichzeitig im Büro.
Frunetto soll diese Lücken zwischen den einzelnen Arbeitsschritten schließen.
Sie sollen eine Bestellung wiederfinden können, ohne erst zu wissen, auf welchem Stapel sie liegt. Ihr Verkäufer soll bei einer Wiederholbestellung nicht alles erneut schreiben müssen. Und der geplante Lieferbereich soll dafür sorgen, dass eine Rückmeldung von unterwegs dem richtigen Auftrag zugeordnet bleibt.
Dabei geht es auch um Vertretung. Wenn wichtige Angaben beim Kunden hinterlegt sind, muss ein Kollege nicht jede Besonderheit auswendig kennen, um eine Bestellung ordentlich aufzunehmen.
Was festgehalten ist, muss nicht bei jedem Schichtwechsel neu erzählt werden.
Der Einstieg beginnt mit Ihren vorhandenen Daten
Nicht jeder Großhändler startet mit einer fertigen digitalen Artikelliste. Manche haben Excel-Tabellen, andere Preislisten aus einem vorhandenen System und wieder andere vor allem Papierunterlagen.
Frunetto unterstützt im bisherigen Teststand Excel- und CSV-Dateien für bestimmte Importwege. Vor der Übernahme werden die Daten geprüft. Bei Fehlern werden die betroffenen Zeilen und Felder benannt.
Das ist eine Grundlage, um vorhandene Daten weiterzuverwenden.
Es bedeutet aber nicht, dass jede Tabelle aus jedem anderen Programm ohne Vorbereitung passt. Artikelnummern, Verpackungsgrößen und Mengen müssen eindeutig zugeordnet sein.
Eine Verbindung zu einem vorhandenen Kunden- oder Rechnungssystem soll deshalb gezielt geprüft werden. Nicht mit dem Versprechen, jedes System sofort anschließen zu können, sondern anhand der tatsächlich verfügbaren Dateien und Schnittstellen.
Ein sinnvoller Einstieg beginnt mit wenigen Artikeln, einigen Kunden und einem klar begrenzten Test. So lässt sich feststellen, ob die Abläufe zum eigenen Betrieb passen, bevor echte Bestellungen davon abhängig werden.
Weniger nachfragen. Mehr Zeit für Ware und Kunden.
Frunetto wird den Großmarkt nicht leise machen.
Das Telefon wird weiter klingeln. Ein Kunde wird seine Menge noch einmal ändern. Und ein guter Verkäufer wird weiterhin wissen müssen, welche Ware zu welchem Kunden passt.
Aber nicht jede Änderung muss wieder auf einem neuen Zettel landen. Nicht jede Bestandsfrage muss den Chef erreichen. Und nicht jede Rückmeldung des Fahrers soll bis zur Rückkehr ins Büro warten müssen.
Das Ziel ist ein Arbeitstag, an dem weniger Informationen verloren gehen und mehr Menschen wissen, was als Nächstes zu tun ist.
Für Ihren Obst- und Gemüsegroßhandel in Hannover heißt das: Die persönliche Zusammenarbeit bleibt. Die Erfahrung bleibt. Der direkte Kontakt zum Kunden bleibt.
Was einfacher werden soll, ist die Arbeit dazwischen.
Wie läuft eine Bestellung bei Ihnen durch den Betrieb?
Vom ersten Anruf bis zur letzten Kiste auf dem Fahrzeug: Wo wird heute doppelt geschrieben? Wo muss jemand nachfragen? Und welche Information fehlt immer dann, wenn es besonders schnell gehen muss?
Genau dort beginnt die Arbeit an einer sinnvollen Lösung.
Sprechen Sie mit DESIGN & SOFTWARE darüber, wie Ihr Betrieb heute arbeitet und welche Abläufe Frunetto künftig für Sie erleichtern soll.
Frunetto. Einfach. Frisch. Handeln.
