Auftragsverarbeitung

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

zwischen

[Name / Firma des Kunden]
[Anschrift]
[PLZ Ort]

– nachfolgend „Verantwortlicher“ genannt –

und

Martina Tovar DESIGN & SOFTWARE
Bohlkolk 7
31848 Bad Münder
Deutschland

E-Mail: info@design-software.de

– nachfolgend „Auftragsverarbeiter“ genannt –

1. Gegenstand der Vereinbarung

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen eine oder mehrere webbasierte Softwareanwendungen beziehungsweise Software-as-a-Service-Dienste zur Verfügung.

Im Rahmen der Nutzung dieser Dienste kann der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen verarbeiten.

Diese Vereinbarung konkretisiert die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Parteien gemäß Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Sie gilt ergänzend zum jeweiligen Hauptvertrag, Abonnement, Angebot oder sonstigen Vertragsverhältnis über die Nutzung der Software.

2. Einbezogene Softwareanwendungen

Diese Vereinbarung kann für mehrere Softwareprodukte von Martina Tovar DESIGN & SOFTWARE verwendet werden.

Welche Anwendungen vom Verantwortlichen genutzt werden, ergibt sich aus dem jeweiligen Vertrag beziehungsweise dem gebuchten Leistungsumfang.

Hierzu können insbesondere gehören:

• NAVIPRAX
• TIBU
• Color Concept
• CareHub
• weitere über design-software.de beziehungsweise zugehörige Domains und Subdomains angebotene Softwareanwendungen

Die konkreten Verarbeitungsarten und Datenkategorien der jeweils eingesetzten Anwendung ergeben sich aus Anlage 1 dieser Vereinbarung.

3. Dauer der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich für die Dauer des zwischen den Parteien bestehenden Vertragsverhältnisses über die jeweilige Software.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden personenbezogene Daten nach Maßgabe dieser Vereinbarung gelöscht oder an den Verantwortlichen zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Daten können für einen begrenzten Zeitraum weiterhin in technischen Sicherungskopien enthalten sein und werden dort im Rahmen der regulären Sicherungszyklen gelöscht beziehungsweise überschrieben.

4. Art und Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung und zum Betrieb der vom Verantwortlichen verwendeten Softwareanwendungen.

Je nach eingesetzter Anwendung können hierzu insbesondere gehören:

• Speicherung und Verwaltung von Benutzerkonten,
• Speicherung und Verarbeitung von Kundendaten,
• Verwaltung von Mitarbeitern und Benutzerrollen,
• Termin- und Ablaufverwaltung,
• Organisation betrieblicher Prozesse,
• Zeiterfassung,
• Projektverwaltung,
• Speicherung und Verwaltung von Dateien und Medien,
• Bereitstellung von Kundenportalen,
• Marken- und Designverwaltung,
• technische Website- und Systemüberwachung,
• Versand systembezogener Benachrichtigungen,
• Erstellung von Auswertungen und Exporten,
• technische Datensicherung,
• Support und Fehlerbehebung,
• Bereitstellung von KI-gestützten Funktionen, sofern diese vom Verantwortlichen aktiviert oder genutzt werden.

5. Weisungsgebundene Verarbeitung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, soweit keine gesetzliche Verpflichtung zu einer darüber hinausgehenden Verarbeitung besteht.

Die Nutzung der Software entsprechend ihrer vorgesehenen Funktionen sowie die vom Verantwortlichen innerhalb der Software vorgenommenen Einstellungen gelten als dokumentierte Weisungen.

Weitere Weisungen können in Textform, insbesondere per E-Mail oder über dafür vorgesehene Supportfunktionen, erteilt werden.

Ist der Auftragsverarbeiter der Auffassung, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt, informiert er den Verantwortlichen unverzüglich. Die Durchführung der betreffenden Weisung kann bis zur Klärung ausgesetzt werden.

6. Verantwortung des Verantwortlichen

Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen verantwortlich.

Er ist insbesondere dafür verantwortlich:

• dass eine geeignete Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht,
• dass nur erforderliche personenbezogene Daten in die Software eingegeben werden,
• dass Benutzerrechte angemessen vergeben werden,
• dass nicht mehr benötigte Benutzerkonten deaktiviert werden,
• dass betroffene Personen erforderliche Datenschutzinformationen erhalten,
• dass besondere Kategorien personenbezogener Daten nur verarbeitet werden, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

7. Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass alle zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer entsprechenden gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten wird auf diejenigen Personen beschränkt, die ihn für die Durchführung ihrer Aufgaben benötigen.

8. Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragsverarbeiter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Die derzeit vorgesehenen Maßnahmen sind in Anlage 2 dieser Vereinbarung beschrieben.

Da sich technische und organisatorische Maßnahmen aufgrund technischer Weiterentwicklung und neuer Sicherheitsanforderungen verändern können, darf der Auftragsverarbeiter gleichwertige oder verbesserte Maßnahmen einsetzen, sofern das vereinbarte Sicherheitsniveau nicht unterschritten wird.

9. Zugriffskontrolle

Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass personenbezogene Daten nur durch entsprechend berechtigte Personen verarbeitet werden können.

Hierzu können insbesondere eingesetzt werden:

• persönliche Benutzerkonten,
• Passwortschutz,
• rollenbasierte Berechtigungen,
• Zwei-Faktor-Authentifizierung bei unterstützten Anwendungen,
• administrative Zugriffsbeschränkungen,
• Sitzungs- und Authentifizierungstoken,
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge.

10. Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche erteilt dem Auftragsverarbeiter eine allgemeine Genehmigung zur Beauftragung weiterer Auftragsverarbeiter, soweit diese für die Bereitstellung der vereinbarten Dienste erforderlich sind.

Der Auftragsverarbeiter verpflichtet eingesetzte Unterauftragsverarbeiter zu Datenschutzpflichten, die den Anforderungen dieser Vereinbarung entsprechen.

Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen über wesentliche Änderungen hinsichtlich der Hinzuziehung oder Ersetzung von Unterauftragsverarbeitern und ermöglicht dem Verantwortlichen innerhalb einer angemessenen Frist, aus wichtigen datenschutzrechtlichen Gründen Einwände zu erheben.

10.1 Derzeit vorgesehene Unterauftragsverarbeiter

Hosting und Serverinfrastruktur

ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
Hauptstraße 68
02742 Friedersdorf
Deutschland

Zweck: Hosting, Serverbetrieb, Datenbanken, E-Mail- und technische Infrastruktur sowie Datensicherung, soweit der jeweilige Dienst darüber bereitgestellt wird.

OpenAI

Soweit innerhalb einer Anwendung ausdrücklich KI-Funktionen verwendet werden, können Dienste von OpenAI eingesetzt werden.

Zweck: technische Verarbeitung von Eingaben zur Bereitstellung der vom Nutzer ausgelösten KI-Funktion.

OpenAI erhält keine pauschale Berechtigung zum Zugriff auf sämtliche innerhalb der jeweiligen Anwendung gespeicherten Kundendaten.

Es werden ausschließlich diejenigen Daten an eine KI-Schnittstelle übermittelt, die für die konkret aufgerufene KI-Funktion technisch erforderlich sind.

Besonders geschützte personenbezogene Daten werden nicht an allgemeine KI-Funktionen übermittelt, sofern eine solche Verarbeitung nicht ausdrücklich vorgesehen, rechtlich geprüft und entsprechend abgesichert wurde.

11. KI-Funktionen

Einige Softwareanwendungen können optionale Funktionen auf Basis künstlicher Intelligenz bereitstellen.

Eine Übermittlung von Kundendaten an einen externen KI-Anbieter erfolgt nur, wenn eine entsprechende KI-Funktion tatsächlich verwendet wird und soweit dies für deren Ausführung erforderlich ist.

Der Verantwortliche ist verpflichtet, keine personenbezogenen Daten in freie KI-Eingabefelder einzugeben, deren Verarbeitung für diesen Zweck nicht erforderlich oder nicht rechtmäßig ist.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO dürfen nicht an allgemeine KI-Dienste übertragen werden, sofern die betreffende Funktion nicht ausdrücklich für eine solche Verarbeitung freigegeben und datenschutzrechtlich abgesichert wurde.

12. Unterstützung bei Betroffenenrechten

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen seiner technischen Möglichkeiten bei der Erfüllung von Anfragen betroffener Personen.

Dies betrifft insbesondere:

• Auskunft,
• Berichtigung,
• Löschung,
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit,
• Widerspruch.

Erhält der Auftragsverarbeiter unmittelbar eine Anfrage einer betroffenen Person, die Daten des Verantwortlichen betrifft, wird die Anfrage grundsätzlich an den Verantwortlichen weitergeleitet.

13. Unterstützung bei Datenschutzverletzungen

Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, soweit Daten des Verantwortlichen betroffen sind.

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die ihm verfügbaren Informationen zur Verfügung, die für eine Bewertung und gegebenenfalls für gesetzliche Melde- oder Benachrichtigungspflichten erforderlich sind.

14. Datenschutz-Folgenabschätzung

Soweit eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist, unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen im Rahmen der ihm zur Verfügung stehenden Informationen und technischen Möglichkeiten.

15. Nachweise und Kontrollen

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Verpflichtungen aus Art. 28 DSGVO nachzuweisen.

Soweit erforderlich, können Kontrollen oder Audits nach angemessener vorheriger Abstimmung durchgeführt werden.

Dabei sind Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie die Sicherheit und Datenschutzrechte anderer Kunden angemessen zu berücksichtigen.

16. Datenübermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Soweit bei der Bereitstellung einzelner Dienste eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erforderlich wird, stellt der Auftragsverarbeiter sicher, dass die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt werden.

Dies kann insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln erfolgen.

17. Löschung und Rückgabe von Daten

Nach Beendigung der beauftragten Verarbeitung löscht der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten des Verantwortlichen oder gibt sie dem Verantwortlichen zurück, soweit keine gesetzliche Verpflichtung zur weiteren Speicherung besteht.

Die konkrete Möglichkeit eines Datenexports richtet sich nach der jeweiligen Anwendung und dem vereinbarten Leistungsumfang.

Daten in technischen Sicherungskopien können bis zum turnusmäßigen Überschreiben der jeweiligen Sicherung weiter vorhanden sein. Während dieses Zeitraums dürfen sie ausschließlich für Sicherungs- und Wiederherstellungszwecke verwendet werden.

18. Berichtigung, Einschränkung und Löschung während der Vertragslaufzeit

Soweit die jeweilige Anwendung entsprechende Funktionen bereitstellt, kann der Verantwortliche Daten selbst berichtigen, ändern oder löschen.

Ist dies technisch nicht möglich, unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen auf entsprechende Weisung im Rahmen der verfügbaren technischen Möglichkeiten.

19. Meldepflichten

Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen über erhebliche Ereignisse, die die Sicherheit oder Verfügbarkeit der im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten betreffen, soweit dies für die Erfüllung datenschutzrechtlicher Pflichten erforderlich ist.

20. Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen mindestens der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, bleiben die übrigen Regelungen hiervon unberührt.

Im Falle eines Widerspruchs zwischen dieser Vereinbarung und allgemeinen Vertragsbedingungen gehen hinsichtlich der Auftragsverarbeitung die Bestimmungen dieser Vereinbarung vor.

Anlage 1 – Beschreibung der Verarbeitung

A. NAVIPRAX

Zweck der Verarbeitung:

Digitale Unterstützung organisatorischer Abläufe innerhalb von Arztpraxen und vergleichbaren Einrichtungen, insbesondere Terminorganisation, Check-in, interne Ablaufsteuerung, Raumzuweisung, Aufrufe und interne Kommunikation.

Typische personenbezogene Daten:

• Name des Patienten,
• Termin- und Zeitinformationen,
• interne Vorgangs- oder Warteschlangennummer,
• Statusinformationen zum organisatorischen Ablauf,
• Raum- und Standortzuordnung,
• Kommunikations- und Terminanfragen,
• gegebenenfalls Kontaktdaten,
• Benutzerdaten von Praxispersonal.

Betroffene Personen:

• Patientinnen und Patienten,
• Mitarbeitende der Praxis,
• Ärztinnen und Ärzte,
• sonstige von der Praxis autorisierte Benutzer.

NAVIPRAX ist grundsätzlich als organisatorisches Praxis- und Kommunikationssystem konzipiert und nicht als medizinische Patientenakte oder System zur medizinischen Dokumentation.

Gesundheitsdaten sollen nur verarbeitet werden, soweit eine konkrete Funktion dies zwingend erfordert und die jeweilige Praxis hierfür eine entsprechende datenschutzrechtliche Grundlage besitzt.

Kurzfristige Angaben, die ausschließlich zur organisatorischen Ablaufsteuerung benötigt werden, sollen nach Möglichkeit nicht dauerhaft als konkrete Gesundheitsinformation gespeichert werden.

B. TIBU

Zweck der Verarbeitung:

Arbeitszeit-, Projektzeit-, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung sowie Erstellung entsprechender Auswertungen und Exporte.

Typische personenbezogene Daten:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Personalnummer,
• Arbeitszeiten,
• Pausenzeiten,
• Projektzuordnungen,
• Abwesenheiten,
• Urlaubszeiten,
• benutzerbezogene Notizen.

Betroffene Personen:

• Arbeitnehmer,
• freie Mitarbeitende,
• Administratoren und Arbeitgebervertreter.

Soweit Angaben zu Krankheit oder krankheitsbedingter Abwesenheit erfasst werden, können hierdurch Daten mit Gesundheitsbezug verarbeitet werden. Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit und Datenminimierung dieser Verarbeitung verantwortlich.

C. Color Concept

Zweck der Verarbeitung:

Verwaltung und Präsentation von Marken-, Design- und Corporate-Identity-Projekten sowie Kundenkommunikation und Freigabeprozesse.

Typische personenbezogene Daten:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Unternehmenszugehörigkeit,
• Benutzerrollen,
• Kommentare und Notizen,
• Freigaben,
• Datei-Uploads,
• Projektinformationen.

Betroffene Personen:

• Kunden,
• Mitarbeitende,
• Agenturmitarbeiter,
• externe Projektbeteiligte.

D. CareHub

Zweck der Verarbeitung:

Technische Verwaltung, Überwachung, Wartung und Sicherung von Websites und verbundenen Systemen.

Typische personenbezogene Daten:

• Benutzerdaten,
• technische Administratorinformationen,
• Domain- und Websiteinformationen,
• Protokolldaten,
• technische Statusinformationen,
• gegebenenfalls Daten, die technisch innerhalb von Sicherungskopien der verbundenen Websites enthalten sind.

Betroffene Personen:

• Websitebetreiber,
• Administratoren,
• Benutzer verbundener Websites,
• gegebenenfalls Personen, deren Daten Bestandteil einer gesicherten Website sind.

E. Weitere Anwendungen

Bei weiteren oder zukünftigen Anwendungen ergibt sich der Umfang der Verarbeitung aus der jeweiligen Produktbeschreibung.

Die Verarbeitung wird auf diejenigen personenbezogenen Daten beschränkt, die für den jeweiligen Softwarezweck erforderlich sind.

Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

1. Zugangskontrolle

• personalisierte Benutzerkonten,
• Passwortrichtlinien,
• verschlüsselte Speicherung von Passwörtern nach dem aktuellen Stand der Technik,
• Zwei-Faktor-Authentifizierung bei unterstützten administrativen Benutzerkonten,
• Schutz administrativer Zugänge,
• Begrenzung fehlgeschlagener Anmeldeversuche, soweit technisch vorgesehen,
• sichere Sessionverwaltung.

2. Zugriffskontrolle

• rollenbasierte Benutzerrechte,
• Mandantentrennung zwischen verschiedenen Kundenkonten,
• Beschränkung administrativer Rechte,
• Zugriff auf Kundendaten nur im erforderlichen Umfang,
• regelmäßige Überprüfung kritischer Berechtigungen.

3. Übertragungssicherheit

• verschlüsselte Datenübertragung mittels TLS/HTTPS,
• verschlüsselte Verbindungen zu externen Schnittstellen, soweit unterstützt,
• keine unverschlüsselte Übermittlung von Passwörtern,
• geschützte Authentifizierungs- und API-Zugänge.

4. Trennungskontrolle

• logische Trennung verschiedener Kunden beziehungsweise Mandanten,
• kundenspezifische Benutzer- und Zugriffsrechte,
• Trennung von Produktiv-, Entwicklungs- und Testdaten, soweit technisch erforderlich und angemessen.

5. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• regelmäßige Datensicherungen entsprechend der eingesetzten Anwendung,
• technische Überwachung der Systeme,
• Sicherheits- und Softwareupdates,
• Fehlerprotokollierung,
• Wiederherstellungsverfahren entsprechend der jeweiligen Infrastruktur.

6. Datenschutzfreundliche Voreinstellungen

• Erhebung nur der für die jeweilige Funktion erforderlichen Daten,
• rollenbasierte Freigabe von Funktionen,
• Vermeidung unnötiger dauerhafter Datenspeicherung,
• Beschränkung der Übermittlung an externe Dienste auf den erforderlichen Umfang,
• keine automatische Übermittlung sämtlicher Anwendungsdaten an KI-Anbieter.

7. KI-Sicherheit

• Übermittlung an KI-Anbieter nur bei tatsächlicher Nutzung einer entsprechenden Funktion,
• Beschränkung der übertragenen Daten auf die jeweilige Anfrage,
• keine standardmäßige Übermittlung vollständiger Kundendatenbanken,
• keine standardmäßige Übermittlung besonderer Kategorien personenbezogener Daten an allgemeine KI-Dienste,
• menschliche Kontrolle relevanter KI-Ergebnisse.

8. Benutzer- und Mandantentrennung

• eindeutige Zuordnung von Benutzern zu Kundenkonten beziehungsweise Mandanten,
• Prüfung der Berechtigung bei Datenzugriffen,
• keine reguläre Einsicht eines Kunden in Daten eines anderen Kunden.

9. Löschung

• Löschung nicht mehr erforderlicher Daten entsprechend vertraglicher und gesetzlicher Vorgaben,
• Löschung oder Deaktivierung nicht mehr benötigter Benutzerkonten,
• turnusmäßiges Überschreiben technischer Sicherungskopien,
• Unterstützung bei Löschanforderungen des Verantwortlichen.

10. Kontrolle und Weiterentwicklung

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen werden entsprechend technischer Entwicklungen, neuen Funktionen, Sicherheitsanforderungen und Risiken überprüft und bei Bedarf angepasst.

Anlage 3 – Produktspezifische Auswahl

Der Verantwortliche verwendet folgende Anwendungen:

☐ NAVIPRAX
☐ TIBU
☐ Color Concept
☐ CareHub
☐ Sonstige: ______________________________

Bestätigung

Diese Vereinbarung wird Bestandteil des zwischen den Parteien bestehenden Vertragsverhältnisses über die ausgewählten Softwareleistungen.

Ort, Datum: ______________________________

Verantwortlicher
Name / Unternehmen: ______________________________
Vertretungsberechtigte Person: ______________________________

Auftragsverarbeiter
Martina Tovar DESIGN & SOFTWARE
Inhaberin: Martina Tovar

Stand: August 2026